Das Überprüfen deiner Bestellungen in Choco AI ist einfach und unkompliziert. Diese Anleitung führt dich Schritt für Schritt durch den Prozess, um deine Bestellungen effizient zu verwalten.

Bestellüberprüfung: Schritt für Schritt

1. Melde dich bei Choco Web an und klicke auf den Tab „Bestellungen“. Du landest direkt im Bereich „Ausstehende Bestellungen“.

2. Hier findest du alle neuen eingehenden Bestellungen, die überprüft werden müssen. Klicke auf die Schaltfläche „Überprüfen“, um mit der Bestellprüfung zu beginnen.

Log into your Choco Web and click to the Orders tab, where you'll directly land in the Pending orders tab. 2. Here you'll find all your new incoming orders pending to be reviewed

3. Sobald du auf der Bestellprüfungsseite bist, siehst du die Bestellung auf der rechten Seite und die von Choco AI extrahierten Informationen auf der linken Seite. Du kannst ganz einfach überprüfen, ob alle Daten korrekt erfasst wurden:

Kunde
Lieferdatum
PO number (falls vorhanden)
Produktname und Mengen

Once in the order review page, you'll see the order in the right and the information extracted by Choco AI in the left. You can easily review if everything has been extracted correctly: Customer, Delivery date, PO number (in case there is one), Product name and quantities

4. Falls du Unstimmigkeiten feststellst, kannst du die Bestellung direkt bearbeiten:

Kunde bearbeiten: Falls der falsche Kunde ausgewählt wurde, klicke auf den Kundennamen und wähle den richtigen Kunden aus der Dropdown-Liste.

Edit the Customer: in case the wrong customer has been selected, click on the customer name and all your customers will appear as a dropdown

Produkte bearbeiten: Falls das falsche Produkt aus deinem Katalog ausgewählt wurde, klicke auf den Produktnamen und wähle das richtige Produkt aus der Dropdown-Liste.

Edit Products: in case the wrong product from your catalog was selected, click on the product name and the list of products from your catalog will show in the dropdown

Mengen bearbeiten: Falls falsche Mengen erfasst wurden oder du nicht genügend Artikel auf Lager hast, kannst du die Mengen manuell anpassen.

Edit Quantities: in case the wrong quantities have been transcribed, or you don't have that many items available, you can manually edit them directly

5. Sobald die Bestellung korrekt ist, klicke auf „Akzeptieren und Beenden“. Die Bestellung wird dann an dein ERP-System gesendet und unter dem Tab „Akzeptiert“ in Choco Web gespeichert

Once the order is accurate and ready to be processed, click on "Accept and Exit".

💡 Die Bestellprüfung kann bei E-Mail-, PDF- oder Sprachbestellungen leicht abweichen. Der Prozess und die Bearbeitungsmöglichkeiten bleiben jedoch gleich.

Fehlerbehebung bei möglichen Problemen

Während der Bestellprüfung können einige Probleme auftreten. Hier erfährst du, wie du die häufigsten davon beheben kannst:

1. Du hast eine Bestellung per E-Mail erhalten, aber sie erscheint nicht in Choco Web

Möglicherweise liegt dies daran, dass deine „Allow List“ die E-Mail-Adresse nicht enthält.. In diesem Fall, mache Folgendes:

Gehe zum Tab „Einstellungen“ im linken Menü.
Klicke auf „Choco AI E-Mail-Weiterleitung“.
Überprüfe die Allow List:
- Falls die E-Mail-Adresse nicht in der Liste ist → füge sie hinzu.
- Falls die E-Mail-Adresse bereits in der Liste ist, kontaktiere den Support.
- alls die Allow List leer ist, hast du keine Liste eingerichtet. Wende dich in diesem Fall an den Support.

2. Du hast eine ausstehende Bestellung, die eigentlich keine Bestellung ist

Falls die E-Mail von einer bekannten Domain stammt, die normalerweise Bestellungen sendet:
1. Öffne die Bestellprüfung über die Schaltfläche „Überprüfen“
2. Klicke auf „Löschen“ (unten rechts)
3. Wähle als Grund „Keine Bestellung“.

Falls die E-Mail von einer unbekannten Domain stammt, kontaktiere den Support, damit diese Domain blockiert werden kann.

3. Choco AI kann den Kunden nicht finden oder er erscheint nicht in der Dropdown-Liste

Das bedeutet wahrscheinlich, dass dieser Kunde noch nicht in Choco angelegt wurde.

Klicke auf das Kundenfeld, um die Dropdown-Liste zu öffnen.
Wähle unten in der Liste „Kunden erstellen“.
Fülle die drei erforderlichen Felder aus:
1. Firmenname
2. Lieferadresse
3. Kundennummer

you can create a new customer directly from the order review page

Alternativ kannst du den Kunden auch über den Tab „Kunden“ hinzufügen. Weitere Informationen findest du im Artikel „Kunden zu Choco hinzufügen“.

4. Deine Choco AI-Bestellungen haben eine hohe Ungenauigkeit beim Matching

Falls du Probleme mit der Erkennung von Kunden oder Produkten hast:

Neue Kunden oder Produkte: Choco AI benötigt möglicherweise einige Anpassungen, um neue Produkte oder Dokumente korrekt zuzuordnen. Manuelle Korrekturen helfen dabei, die Genauigkeit zu verbessern.

Fortlaufende Ungenauigkeiten: Falls dieselben Produkte immer wieder falsch zugeordnet werden, kontaktiere den Support und sende ein konkretes Beispiel (mit einem URL-Link), damit das Problem untersucht werden kann.