Das Überprüfen deiner Bestellungen in Choco AI ist einfach und unkompliziert. Diese Anleitung führt dich Schritt für Schritt durch den Prozess, um deine Bestellungen effizient zu verwalten.
Bestellüberprüfung: Schritt für Schritt
Melde dich bei Choco Web an und klicke auf den Tab „Bestellungen“. Du landest direkt im Bereich „Ausstehende Bestellungen“.
Hier findest du alle neuen eingehenden Bestellungen, die überprüft werden müssen. Klicke auf die Schaltfläche „Überprüfen“, um mit der Bestellprüfung zu beginnen.
Sobald du auf der Bestellprüfungsseite bist, siehst du die Bestellung auf der rechten Seite und die von Choco AI extrahierten Informationen auf der linken Seite. Du kannst ganz einfach überprüfen, ob alle Daten korrekt erfasst wurden:
Kunde
Lieferdatum
PO number (falls vorhanden)
Produktname und Mengen
Falls du Unstimmigkeiten feststellst, kannst du die Bestellung direkt bearbeiten:
Kunde bearbeiten: Falls der falsche Kunde ausgewählt wurde, klicke auf den Kundennamen und wähle den richtigen Kunden aus der Dropdown-Liste.
Produkte bearbeiten: Falls das falsche Produkt aus deinem Katalog ausgewählt wurde, klicke auf den Produktnamen und wähle das richtige Produkt aus der Dropdown-Liste.
💎 KI-Genauigkeitsprüfung
Die KI markiert Produktübereinstimmungen mit geringer Zuverlässigkeit. Das hilft dir, schnell zu erkennen, welche Produkte bei der Überprüfung deine Aufmerksamkeit benötigen.
🚫 Verhindere, dass die KI aus dieser Änderung lernt
Falls du eine Produktänderung vornimmst, die nicht für zukünftige Bestellungen von der KI übernommen werden soll, klicke auf die Schaltfläche "Verhindere, dass die KI aus dieser Änderung lernt" oben im Produktbearbeitungs-Dropdown.
Mengen bearbeiten: Falls falsche Mengen erfasst wurden oder du nicht genügend Artikel auf Lager hast, kannst du die Mengen manuell anpassen.
5. Sobald die Bestellung korrekt ist, klicke auf „Akzeptieren und Beenden“. Die Bestellung wird dann an dein ERP-System gesendet und unter dem Tab „Akzeptiert“ in Choco Web gespeichert
💡 Die Bestellprüfung kann bei E-Mail-, PDF- oder Sprachbestellungen leicht abweichen. Der Prozess und die Bearbeitungsmöglichkeiten bleiben jedoch gleich.
Fehlerbehebung bei möglichen Problemen
Während der Bestellprüfung können einige Probleme auftreten. Hier erfährst du, wie du die häufigsten davon beheben kannst:
1. Du hast eine Bestellung per E-Mail erhalten, aber sie erscheint nicht in Choco Web
Möglicherweise liegt dies daran, dass deine Allow Liste oder Block Liste die E-Mail-Adresse nicht enthält.. In diesem Fall, mache Folgendes:
Gehe zum Tab Einstellungen im linken Seitenmenü.
Klicke auf die dritte Option OrderAgent.
Hier findest du deine Zulassungsliste und deine Sperrliste.
Wenn die E-Mail-Adresse deiner fehlenden Bestellung nicht auf der Zulassungsliste steht → füge die E-Mail-Adresse zur Zulassungsliste hinzu.
Wenn die E-Mail-Adresse deiner fehlenden Bestellung auf der Sperrliste steht → entferne die E-Mail-Adresse von deiner Sperrliste.
Wenn die E-Mail-Adresse deiner fehlenden Bestellung bereits auf der Zulassungsliste stand und nicht auf der Sperrliste, wende dich an den Support
⚠️ Hinweis: Du musst dich für eine der beiden Methoden entscheiden: entweder eine Sperrliste oder eine Zulassungsliste. Mit einer Sperrliste fügst du nur die Domains hinzu, die blockiert werden sollen, während alle anderen standardmäßig erlaubt sind; mit einer Zulassungsliste legst du nur die erlaubten Domains fest und alle anderen werden automatisch blockiert.
2. Du hast eine ausstehende Bestellung, die eigentlich keine Bestellung ist
Falls die E-Mail von einer bekannten Domain stammt, die normalerweise Bestellungen sendet:
Öffne die Bestellprüfung über die Schaltfläche „Überprüfen“
Klicke auf „Löschen“ (unten rechts)
Wähle als Grund „Keine Bestellung“
3. Choco AI kann den Kunden nicht finden oder er erscheint nicht in der Dropdown-Liste
Das bedeutet wahrscheinlich, dass dieser Kunde noch nicht in Choco angelegt wurde.
Klicke auf das Kundenfeld, um die Dropdown-Liste zu öffnen.
Wähle unten in der Liste „Kunden erstellen“.
Fülle die drei erforderlichen Felder aus:
Firmenname
Lieferadresse
Kundennummer
Alternativ kannst du den Kunden auch über den Tab „Kunden“ hinzufügen. Weitere Informationen findest du im Artikel „Kunden zu Choco hinzufügen“.
4. Deine Choco AI-Bestellungen haben eine hohe Ungenauigkeit beim Matching
Falls du Probleme mit der Erkennung von Kunden oder Produkten hast:
Neue Kunden oder Produkte: Choco AI benötigt möglicherweise einige Anpassungen, um neue Produkte oder Dokumente korrekt zuzuordnen. Manuelle Korrekturen helfen dabei, die Genauigkeit zu verbessern.
Fortlaufende Ungenauigkeiten: Falls dieselben Produkte immer wieder falsch zugeordnet werden, kontaktiere den Support und sende ein konkretes Beispiel (mit einem URL-Link), damit das Problem untersucht werden kann.